Effectieve communicatie op privé en werk gebied
By Jens Knibbeler
Communiceren is erg belangrijk. Je denkt vaak dat iemand wel begrijpt wat je bedoeld en dat je boodschap wel duidelijk is. Al helemaal wanneer je iets al meerdere keren hebt aangegeven. Toch hebben mensen altijd hun eigen manier van interpreteren en kan je hier niet vanuit gaan. In dit blog leggen wij uit hoe je hier zowel in je privé-leven als op de werkvloer mee om kunt gaan!
Wat is communicatie?
Communicatie betekent heel eerlijk, open en kwetsbaar te durven zijn. Dit gebeurd alleen nog veel te weinig, omdat er vaak zoveel angst voor verlies bij komt kijken. Er zijn eigenlijk maar drie mogelijkheden om een boodschap duidelijk over te brengen:
- Jij roept niet hard genoeg.
- De ontvanger luistert niet voldoende.
- Zowel 1 als 2.
Het enige waar jij zelf invloed op hebt is door duidelijker te roepen en jouw behoefte aan te geven. Wat hierbij ook belangrijk is, is dat wat jij graag wilt hebben, begin dat te geven. Mensen zijn vaak geneigd om dingen eerst van de ander te verlangen, voordat je er zelf wat mee gaat doen. In dit geval kan je lang wachten en de communicatie en de kwaliteit van de communicatie zal hierdoor ook flink achteruit gaan.
Waar gaat het mis in de communicatie?
Communicatie gebeurd op heel veel verschillende niveau’s, daar gaat het al mis. We zenden een bepaalde boodschap uit en vervolgens verwachten we dat wat we uitzenden dat dat ook op de juiste manier geïnterpreteerd wordt, maar tussen zender en ontvanger zit heel veel ruis.
Fundament
Heel vaak denken mensen dat communicatie de oorzaak is van hun probleem. Dit is vaak niet het geval, maar dit heeft een onderliggende oorzaak. De basis om namelijk goede communicatie te kunnen hebben is dat er verbinding is. Verbinding is dat je in ieder geval het gevoel hebt, dat er connectie of vertrouwen is. Waar communicatie dus op termijn mis gaat is omdat het in de basis al niet goed genoeg geankerd of geborgd is, namelijk hoe is de basis van vertrouwen. Dus wil je betere communicatie hebben, zorg er dan voor dat het fundament voor die communicatie goed geborgd is!
Communicatie op de werkvloer
Een eerste element dat meespeelt binnen miscommunicatie op de werkvloer is hoe meer mensen zich op de werkvloer bevinden, hoe vaker je scheuren opmerkt in de communicatie. Op het moment dat jij als zender een taak of gedachte deelt, voelt dat als zender als erg productief, omdat je het gevoel hebt dat je een lijntje hebt uitgegooid. Wat de zender vaak niet door heeft is dat je iemand anders daarmee interrumpeert in zijn focus en bij hem of haar iets plant wat een soort van open loopje heeft, dus de ander heeft het wel, maar kan er op dat moment eigenlijk niet echt iets mee. Op zo’n moment moet je mazzel hebben dat iemand zoiets onthoud en er ook wat mee kan doen, maar vaak is dat niet het geval.
De zender denkt namelijk dat hij het kwijt is, maar omdat de ontvanger er op dat moment geen plek voor heeft, wordt het vergeten of valt het ergens tussenin, waardoor achteraf allerlei problemen ontstaan die allemaal te wijten zijn aan communicatie en niet zozeer aan de moeilijkheidsgraad van het werk.
Inplannen
Een oplossing om de communicatie op de werkvloer te verbeteren is om momenten in te plannen waarop jij met je team samen gaat zitten om effectief te communiceren, waardoor je voorkomt dat je de hele dag maar half aan het communiceren bent. Zorg dus dat je bewuste momenten hebt om even af te stemmen met elkaar. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een stand-up iedere ochtend, waarbij iedereen alleen even deelt wat hij of zij die dag gaat doen, waardoor iedereen een beeld krijgt wat de ander aan het doen is en of dat ook daadwerkelijk de bedoeling is.
Software tool
Een softwarematige oplossing om de communicatie op de werkvloer te verbeteren is om met tools te gaan werken. Een van die tools heet Asana. Dit is een soort to-do lijst tool, waar je met je hele team in zit. Op het moment dat jij een idee of taak voor jouw collega hebt, maar deze taak niet direct voor dat moment is, kan jij deze taak aan hem of haar toewijzen via de tool, waardoor het niet in zijn of haar hoofd gaat zitten, maar waardoor het wel op een veilige plek staat. Hierdoor heb je niet heel de tijd die onderlinge interruptie.
Aanpak
Signalen bij slechte communicatie zijn meer stress onderling en mensen gaan zich isoleren van elkaar. Dus wil je van tevoren al preventief werken aan betere communicatie zul je eerder de signalen moeten herkennen. Wacht dus niet totdat het helemaal uit de hand loopt maar pak dit direct aan met de tips uit dit blog. Onthoud dat de basis van communicatie allemaal begint bij vertrouwen!